PEDOMAN,PROSEDUR DAN ATURAN KERJA

PEDOMAN,PROSEDUR DAN ATURAN KERJA

A.PEDOMAN KERJA

Pedoman kerja adalah suatu standar atu pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan danyang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

                           Berikut tujuan dari pedoman kerja :

1.      Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.

2.      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

3.      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

4.      Untuk menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.

5.      Memperlancar tugas petugas tim/unit kerja

6.      Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.

7.      Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin.

8.      Sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

              Pedoman kerja dibutuhkan kondisi sebagai berikut :

1.      Sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      Ketika mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak

3.      Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

             Dengan adanya pedoman kerja, maka terdapat beberapa keuntungan :

1.      Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru

2.      Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

3.      Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

4.      Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5.      Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.

6.      Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

7.      Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.

8.      Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9.      Alt untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

B.PROSEDUR KERJA

Dalam menjalankan  operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan standar operating procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

          Prosedur kerja adalah  suatu rangkaian dari tata kerja yng saling berhubungan satu sama lain dimana terlihat adanya suatu urusan tahap demi tahap dan jalan yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas. Tata kerja adalah suatu cara dalam pelaksanaan tugas dengan mengingat segi tujuan,peralatan,fasilitas, tenaga kerja,waktu,ruang, dan biaya.

          Jadi sistem kerja adalah rangkaian antara tata kerja dan prosedur kerjabyang dapat membenuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka pelaksanaan bidang pekerjaan.

A . manfaat prosedur,tata kerja dan system kerja

1.      Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan,sasaran,program kerja,fungsi dan kebijakan kegiatan pelaksanaan nyata.

2.      Sebagai standarisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.

3.      Sebagai pedoman bagi pelaksana yang berkepentingan.

B . asas-asas penyusunan prosedur,tata kerja dan sistem kerja

1.      Menyatakan secara tetulis dan tersusun secara sistematis serta tertuangdalam bentuk pedoman pelaksanaannya.

2.      Mengkomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas bersangkutan.

3.      Menyelaraskan dengan kebijakan pimpinan yang berlak dan kebijakan umu yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

4.      Meninjau dan mengevaluasi kembali secara periodic.

5.      Memberikan dorongan kepada pelaksana kegiatan secara efisisen dan memberikan jaminan dengan tujuan untuk menjaga sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.

Pengaturan pokok dibidang tata kerja ,prosedur kerja,dan sistem kerja

1.      Setiap pimpinan mewajiban bawahannyauntuk menerapkan prinsip koordinasi,integritas dan sinkronisasi baik di dalam lingkungan instansi masing-masing maupun kantor.

2.      Setiap pimpinan satuan organisasi mewajibkan bawahannya untuk mengolah dan memanfaatkan laporan sebagai bahan mengambil keputusan.

3.      Setiap satuan organisasi diwajibakan untuk memberikan suatu tembusan kepada satuan organisasi lain secara fungsional yang mempunyai hubungan kerja dalam penyampaian suatu laporan.

C. Aturan kerja

      Tujuan suatu kantor di tuangkan dalam visi dan misi. Visi adalah cita-cita sebuah organisasi. Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus di kerjakan untuk mewujudkan visi.

D. mengenal dan melaksanakan prinsip tata kelola yang baik

 -.  Prinsip akuntabilitas (accountability)

Membuat kewenangan harus dimiliki semua pihak terlibat dlm organisasi dgn memahami visi,misi,target,peran,tugas,pertanggungjawaban dan mendokumen hasil.

 -.  Prinsip pertanggungjawaban (responsibility)

Mengelola perusahaan secara tanggung jawab dengan memahami aturan dan mempertanggung jawabkan hasil kerja.

 -.  Prinsip keterbukaan (transparency)

Prinsip diungkapkan secara waktu,akurat,obyektif dengan tetap menjaga syarat kerahasiaan.

 -.  Prinsip kewajaran (faimess)

semua pihak berkepentingan dengan perusahaan mendapat peradilandengan memproleh hak dan melaksanakan kewajiban secara adil dan wajar.

 -.  Prinsip kemandirian (independency)

Para pengolola perusahaan dituntut untuk bertindak secara mandiri sesuai peran dan fungsi tanpa tekanan dari pihak manapun.

E. prinsip-prinsip penyusunan prosedur kerja

a. Prosedur,tata kerja dan sistem kerja harus disusun dngan memperhatikan tujuan,fasilitas,peralatan atau sifat tugas pekerjaan.

b. untuk mempersiapkan segala sesuatu dengan tepat terlebih dahulu mempersiapkan tujuan pokok organisasi,skema organisasi, dan analisis jabatannya, serta unsure kegiata dalam organisasi.

c. ditentukan satu bidang pokok tugas yang akan dibuat di bagan  prosedur

d. perlu di daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dikerjakan  berikut lama waktu diperlukan dilaksanakan.

e. dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan,maka antara tahap yang satu dengan tahap yang lain harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. setiap tahap harus merupakan suatu nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja  yang diperlukan untuk menyelesaikan tenaga pekerjaan.

h. prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. penyusunan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus di sesuaikan dengan perkembangan teknoogi.

j. untuk penggabaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan syimbol dan skema atau bagan prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan seperti ini disebut dengan skema arus kas.

k. untuk menjamin penerapan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman.

F.SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR KERJA

1. Jenis-jenis symbol

       Simbol-simbol dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan .Simbol-simbol tersebut adalah :

a)      Lingkaran Besar

Lingkaran besar menunjkkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan.Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin , dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin,dan apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter).

b)      Belah Ketupat

Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian (diamond) adalah symbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, and check) mengenai mutu atau kualitas (quality)

c)      Segi Empat Bujur Sangkar

Segi empat bujur sangkar mennjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas. Apabila dibubuhi denga hruf D berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

d)      Segi Tiga Terbalik

Segi tiga terbalik ini menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanent).

e)      Segi Tiga Ganda Terbalik

Symbol ini menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporary).

f)       Lingkaran Kecil

Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkuttan (transport).

g)      Anak Panah

Anak panah menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu preoses pengerjaan.

G. kegunaan Simbol-Simbol dalam Prosedur Kerja.

1. jenis-jnis pekerjaan, tahap-tahap , gerakan – gerakan ,dan bagian –bagian pekerjaan    yang diperlukan untk menyelesaikan suatu bidang tugas.

 2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.

3. Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan .

5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

6. Apakah peralatan , fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

7. Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

H. Aturan kerja dalam dunia kerja

            Aturan kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum mengenai perilaku di dalam bekerja.Atuan kerja berlaku bagi semua pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan , pimpinan peruahaan, atasan langsung dari pegawai dan pegawai atau staf secara keseluruhan. Berikut ini adalah contoh aturan kerja dalam perusahaan dan disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.

a.      Waktu dan Kehadiran Kerja

o   Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.

o   Waktu kerja di perusahaan adalah 6 hari dalam seminggu.

o   Jam kerja di perusahaan adalah 7 jam sehari atau 40 jam satu minggu.